このページの要点
- リスク使用済みHDDの放置・転売は情報漏洩の火種
- 対策物理破壊＋証明書＋立会いで証跡を残して抹消
- 内部統制廃棄ならぬ「破壊・買取」の記録で監査に対応
廃棄したHDDから情報が流出する事故は、社会的な信用に関わる重大なリスクです。当社では、物理破壊・証明書発行・立会いを組み合わせることで、媒体を手放すプロセスにおける情報漏洩のリスクを抑え、内部統制上の証跡としても活用できる体制を提供しています。
廃棄HDDからの情報漏洩リスク
消去が不十分なまま媒体が外部に渡るリスク
データ消去ソフトによる消去だけでは、状況によってはデータが復元される可能性が指摘されています。廃棄・リース返却・下取りなどの過程で、消去が不十分なまま媒体が外部に渡ってしまうと、情報漏洩につながるおそれがあります。
使用済みHDDを社内に保管し続けるリスク
処分を先延ばしにして使用済みHDDを社内に保管し続けている状態も、持ち出しや紛失の経路が残るという点でリスクになります。台数と保管場所を把握できていない使用済み媒体があるかどうか、棚卸しの段階から整理することをおすすめします。
内部統制・監査での証跡
証明書に残る記録の内容
情報資産の廃棄プロセスが適切に管理されているかは、内部統制やISMSなどの監査で確認されることがあります。当社は媒体1台ごとに記憶装置物理破壊完了証明書（一般に「データ消去証明書」と呼ばれる書類に相当します）を発行し、シリアル番号・破壊方式・作業日時を記録します。写真付き（¥550/枚・税込）は破壊後の状態写真を添付でき、台数が多い場合は最大20台分を1枚にまとめた一覧形式（¥2,200/枚・税込）も選べます。
台帳・立会い記録との突合
証明書のシリアル番号をIT資産管理台帳の処理欄と突合すれば、「どの資産をいつ・どの方式で処理したか」を1台ごとに追跡できます。立会いをご希望の場合は、担当者様の確認記録とあわせて保管いただくことで、廃棄プロセスが適正に運用されていることを示す資料になります。
運用ルールづくりの支援
「廃棄のルールが社内で明確になっていない」「担当者によって対応がばらばら」といったお悩みについても、廃棄フローの整理や証跡の残し方についてご相談いただけます。
情報漏洩対策・廃棄体制のご相談電話・メールフォーム
情報漏洩対策としての廃棄体制づくりについて、お電話・メールでお気軽にご相談ください。
よくある質問
社内ルールづくりも相談できますか？
はい。媒体の入替・破壊の頻度や手順、証跡の残し方など、運用ルールに関するご相談にも対応しています。
証跡はどう残りますか？
媒体ごとの証明書発行に加え、立会いや作業記録の組み合わせにより、処理内容を確認できる形で証跡を残します。
内部統制上の証跡は、具体的にどのような形で残りますか？
媒体1台ごとに、シリアル番号・破壊方式・作業日時を記載した記憶装置物理破壊完了証明書が残ります。写真付き（¥550/枚・税込）は破壊後の状態写真を添付でき、台数が多い場合は最大20台分を1枚にまとめた一覧形式（¥2,200/枚・税込）も選べます。証明書のシリアル番号をIT資産管理台帳と突合することで、処理済みであることを1台ごとに追跡できます。立会いをご希望の場合は担当者様の確認記録とあわせて保管いただけます。★証明書の保存年限や貴社規程で求められる記載項目への対応可否は、お問い合わせ時にご確認ください。